Giải pháp giúp tiết kiệm giấy in trong văn phòng hiệu quả

Tiết kiệm giấy in trong văn phòng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên, vì có thể tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp, ngoài ra còn có thể giảm thiểu sự lãng phí giấy bảo vệ môi trường hiệu quả hơn.

Tiết kiệm giấy trong văn phòng có nhiều phương pháp để thực hiện như in photo 2 mặt, sử dụng tài liệu thu nhỏ, hoặc số hóa tài liệu lưu trữ,….

 

Sử dụng tính năng in photo 2 mặt

Sử dụng tính năng in hoặc photo 2 mặt thường xuyên có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm lên đến 50% chi phí giấy so với thông thường.

Hiện nay đa số các dòng máy photocopy đều được trang bị khay nạp tự động và bộ đảo 2 mặt, rất thuận tiện để bạn có thể sử dụng và thao tác, chỉ cần để tài liệu gốc vào ấn chọn chức năng là xong.

Sử dụng chức năng in thử

Điều này bạn có thể áp dụng khi cần in tài liệu với số lượng lớn việc in thử để kiểm tra chất lượng bản in đã đạt yêu cầu của mình hay chưa, là cần thiết. Nếu bản in đã đạt chất lượng bạn có thể tiến hành in hàng loạt để tránh được sự lãng phí, cũng như mất thời gian khi phải xử lý những bản in/photo không đạt chất lượng.

Dùng chức năng thu nhỏ tài liệu

Để đạt hiệu quả cao trong việc sử dụng tài liệu cũng như tiết kiệm giấy cho văn phòng của mình hãy sử dụng chức năng thu nhỏ tài liệu được trang bị trên máy photocopy đối với những tài liệu không cần đúng kích thước, những tài liệu không quan trọng.

Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu sử dụng, lưu trữ cũng là cách để tiết kiệm giấy hiệu quả cho văn phòng. Hiện nay đa số những dòng máy photocopy đều được trang bị tính năng scan tài liệu vì thế hãy biết cách để tận dụng nhé. Đối với những loại tài liệu không cần thiết thay vì thực hiện in ra rồi gửi fax bạn có thể sử dụng chức năng scan và gửi qua mail để có thể tiết kiệm được giấy in cho văn phòng.

Ngoài ra, việc thực hiện số hóa tài liệu bằng cách lưu trữ trên Ondrive, Google drive có thể giúp bạn bảo mật thông tin hơn cũng như tiết kiệm rất nhiều so với việc lưu trữ tài liệu giấy

Sử dụng giấy hiệu quả và triệt để

Đối với những loại giấy tờ in/photo 1 mặt bạn không nên vứt đi vội mà có thể để chúng vào một khay riêng và sử dụng mặt trắng còn lại để in/ photo những loại giấy tờ không quan trọng.

Đặt hạn mức in hàng tháng

Với chức năng counter trên máy photocopy hiện nay bạn có thể kiểm soát lượng giấy photo, giấy in mà văn phòng của mình sử dụng và đặt hạn mức sử dụng. Với cách làm này bạn sẽ tiết kiệm được số lượng giấy sử dụng đáng kể của văn phòng mình đấy.

Ngoài ra, chúng tôi khuyến cáo rằng bạn nên thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng máy photocopy của mình thường xuyên để tránh những trường hợp kẹt giấy, lệch bản in, bản in bị mờ, nhòe đen, chất lượng bản in kém để tiết kiệm hiệu quả hơn nhé.

Với những phương pháp nhằm giúp các văn phòng, doanh nghiệp tổ chức có thể có “ Giải pháp giúp tiết kiệm giấy in hiệu quả” mà Photocopy Quảng Lợi chia sẻ, hy vọng hữu ích cho bạn.

Tại sao máy photocopy Nhật luôn được yêu thích?

Bật mí cách để tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy