Vì sao máy scan luôn được ưa chuộng

 

Máy scan là thiết bị văn phòng được sử dụng rộng rãi hiện nay. Với nhiều tính năng và công dụng tuyệt vời, máy scan trở thành thiết bị văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay.

1. Scan là gì?

Scan là hoạt động chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, có thể tiến hàng scan ảnh bằng máy tính hoặc bằng smartphone đã cài đặt ứng dụng.

Máy Scan (máy quét) sở hữu cách hoạt động tương tự máy Photocopy với việc sử dụng tích điện kép để thu hình ảnh điện tử trên một trang giấy, chuyển đổi cường độ sáng phản xạ thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính hay điện thoại.

Như vậy, scan là hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) số trên máy tính.

 

2. Các khái niệm liên quan đến Scan

a. Scan ảnh là gì? – Scan giấy tờ là gì?

Scan ảnh, tài liệu, scan giấy tờ là chuyển những dữ liệu trên giấy tờ (sách, hợp đồng, văn bản,…) hoặc ảnh thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu, có thể lưu trữ được mãi mãi, không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn.

b. Bản scan là gì?

Bản scan là bản in màu có nội dung phù hợp với mục đích của người in trên chất liệu giấy. Nội dung được chỉnh sửa bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh, thường là các văn bản của cá nhân, tổ chức và thường có dấu đỏ và chữ ký.

Công dụng của Scan

1. Tiết kiệm không gian văn phòng

Công dụng được nhắc đến đầu tiên của chiếc máy scan là có kích thước nhỏ gọn chỉ chiếm một góc bàn nhỏ, không làm hạn chế không gian văn phòng.

Ngoài ra, có một số dòng máy in có chức năng Scan, copy giúp chúng ta chỉ cần sở hữu một thiết bị cho nhiều công việc khác nhau.

2. Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản cẩn thận, giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị lạc mất. Lúc này, scan tài liệu trở thành hoạt động cần thiết hơn hết.

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu, giấy tờ sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp; giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ lạc mất thông tin quan trọng và còn tiết kiệm chi phí in ấn.

3. Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin ở dạng số thông qua hoạt động scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu định dạng PDF với chữ ký số, đảm bảo sự bảo mật cao nhất.

4. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các file trong máy điện tử giúp cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Bên cạnh đó, nhiều dòng máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu bằng cách gửi email – thư điện tử, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng tử cả bên thứ ba.

Chính vì thế người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt ở công ty, doanh nghiệp, nơi đặt máy.

5. Cải thiện hiệu suất làm việc

Phương pháp lưu trữ truyền thống tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, trong khi đó máy scan giúp tài liệu được lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thêm thời gian xử lý những công việc khác.

6. Khôi phục tài liệu bị mất

Trong những trường hợp bất cập, bất khả kháng khiến tài liệu bị lạc mất, việc scan tài liệu và lưu trữ trên những ứng dụng lưu trữ (Google Drive, đám mây,…) giúp bạn khôi phục những dữ liệu cần thiết một cách nguyên vẹn, tiện lợi, nhanh chóng.

>> XEM THÊM:

Có những loại máy scan thông dụng nào?

Quá trình hình thành và phát triển của máy scan

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này.

__________________________________________

CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUẢNG LỢI

Địa chỉ: 66H2, Ngõ 33 Phố Nguyễn An Ninh, Hoàng Mai, Hà Nội

VPGD: C11 lô 9 KĐTM Định Công, P. Định Công, Q.Hoàng Mai, TP. Hà Nội

Email: quangloi2010@gmail.com

Hotline: 0913 524 260 - 0941 238 384

Website: http://quangloi.com.vn/